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展會(huì)是為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷售、傳播品牌而進(jìn)行的一種宣傳活動(dòng)。一場展會(huì)可以使展商獲得諸多利益，比如宣傳成就，宣傳政策，普及科技知識(shí)、建立公司形象、了解市場發(fā)展趨勢等。
篩選和確定展會(huì)，預(yù)訂展位(展前6-12個(gè)月)
在確定公司有參展目標(biāo)后，要在眾多展會(huì)中篩選和確定展會(huì)將是第一步工作。對(duì)于展會(huì)篩選和確定工作，一般情況下我們應(yīng)考慮以下幾點(diǎn)因素：
展會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，是否和本公司其他活動(dòng)有重合
展會(huì)的規(guī)模和專業(yè)程度，是否符合公司的目標(biāo)預(yù)期
展會(huì)的展覽范圍和目標(biāo)觀眾、市場，是否符合公司的目標(biāo)
在確定參加一場展會(huì)后，我們需要聯(lián)系主辦單位或者組展單位獲取展會(huì)的詳細(xì)資料，如銷售文件、展位圖等信息來進(jìn)行展位預(yù)訂。在選擇展位上我們一般要參考該展會(huì)上出入口和注冊區(qū)的位置來確定展會(huì)上人流方向，從而選擇到合適的展位。在確定展位后，我們將以合同的形式鎖定展位，并完整支付費(fèi)用。
到這里，我們篩選和確定展會(huì)，以及預(yù)訂展位的工作就完成了。當(dāng)然，在這一過程中，我們還應(yīng)考慮到公司參展的預(yù)算計(jì)劃、同行參展情況等。對(duì)于預(yù)訂展位來說，越早報(bào)名展位選擇性越大;而首次參展的企業(yè)往往在展位預(yù)訂上相比多次參展的企業(yè)會(huì)處于劣勢。
籌備展會(huì)參展(展前6個(gè)月)
完整展位預(yù)訂后，接下來就是籌備展會(huì)參展工作。這一項(xiàng)工作將分是非常重要的一環(huán)，直接決定公司在展會(huì)現(xiàn)場的形象和參展效果。籌備展會(huì)參展可以分為三個(gè)階段：
01展前3-6個(gè)月
完成預(yù)訂展位后，我們需要對(duì)展會(huì)上展示的產(chǎn)品、展臺(tái)形象以及參展人員等進(jìn)行安排。
在展前3-6個(gè)月這一時(shí)間，展商應(yīng)該完成展臺(tái)搭建方案的確定、展品下單制作和運(yùn)輸、宣傳冊資料制作和運(yùn)輸?shù)墓ぷ鳌Ｍ瑫r(shí)，根據(jù)展會(huì)所舉辦的國家、城市和語言特點(diǎn)等，選擇合適的人員前往參展，如果需要翻譯人員，應(yīng)該和主辦單位或者組展單位聯(lián)系來確定。
在這一階段，展商應(yīng)該對(duì)展會(huì)參展進(jìn)行推廣，通過個(gè)人邀約、廣告、媒體發(fā)布等形式告知潛在客戶。另外，對(duì)于參加一場展會(huì)希望得到更多關(guān)注度和曝光率的展商，應(yīng)該選擇一些展會(huì)現(xiàn)場的廣告和贊助內(nèi)容來增加品牌可見度。
02展前3個(gè)月
一般來說，在展前3個(gè)月的時(shí)間，主辦單位將發(fā)布官方的展商手冊指南來引導(dǎo)客戶完成最后的展會(huì)籌備工作。在這一階段，展商應(yīng)該按照要求完成會(huì)刊填寫、展商證件等資料的提交，同時(shí)應(yīng)該進(jìn)行更為精確展會(huì)邀約和活動(dòng)推廣。對(duì)于選定的參展人員需要辦理簽證，及時(shí)辦理。
這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，展商需要保證展臺(tái)搭建方案落實(shí)和簽訂、展品、宣傳資料、展會(huì)小禮品等制作和運(yùn)輸有序安排和推進(jìn)，以免耽誤整體參展。
03展前半個(gè)月
展前半個(gè)月是查漏補(bǔ)缺，對(duì)于任何未竟事宜和突發(fā)情況都要妥善處理。有些國際展會(huì)路途較遠(yuǎn)，考慮到展前實(shí)地考察和拜訪客戶等原因，參展人員會(huì)在展前半個(gè)月提前到達(dá)展會(huì)舉辦的國家或城市。
在參展人員出發(fā)前，需要做好檢查，確保帶有足夠的證件和名片。
展會(huì)布展期(展前一周內(nèi))
一場緊張有序的展會(huì)籌備工作往往結(jié)束于展前一周。在這一時(shí)期，關(guān)于展位、展臺(tái)、展品、參展人員、展會(huì)邀約工作將告一段落。展商的目光應(yīng)該主要放在展會(huì)現(xiàn)場。有些展會(huì)的展前布展工作開始于展前一周內(nèi)，光地搭建商進(jìn)入展館進(jìn)行布置，相應(yīng)的展商要對(duì)搭建商的工作進(jìn)度做到心中有數(shù)，督促搭建商完成工作。而預(yù)訂標(biāo)攤展位的展商只需要在展會(huì)開展前一天進(jìn)入場地，進(jìn)行布置展位即可。
展會(huì)開展期(展會(huì)開展)
展會(huì)開展后，觀眾將有序進(jìn)入展館參觀。接下來展商將迎來重要的工作內(nèi)容，前期所做的一切工作都是為展會(huì)開展做準(zhǔn)備。展商要先于觀眾入場，因此有充足的時(shí)間來準(zhǔn)備應(yīng)該觀眾。在展會(huì)現(xiàn)場重要的工作是接待客戶，為客戶介紹公司和產(chǎn)品性能等。對(duì)于每一個(gè)到訪的觀眾的情況一定要及時(shí)記錄，不要憑事后記憶。
展會(huì)現(xiàn)場的情況也要及時(shí)回傳到負(fù)責(zé)新聞宣傳的同事手里，及時(shí)和詳細(xì)的展會(huì)現(xiàn)場情況發(fā)布也是參加展會(huì)宣傳的一個(gè)重要途徑。
展后跟蹤和展后補(bǔ)貼(展會(huì)結(jié)束)
展會(huì)的結(jié)束是一場新的開始。在展會(huì)現(xiàn)場收到的客戶名片和意向?qū)⑹菍氋F的財(cái)富。只有在展后及時(shí)的跟蹤才有可能將意向客戶轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵慰蛻簟?/p>
根據(jù)不同地方的規(guī)定，符合中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)可以申請境外展會(huì)參展補(bǔ)貼。
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