參展前的準備工作

    若一旦決定參加某一個展覽會，則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手：

    1) 展品選擇：展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的重要因素。據(jù)不完全統(tǒng)計，在參觀這的記憶因素中，展品具有吸引力可占到 39％的比重，因此，應(yīng)給予特別的重視。選樣三原則：
    a) 針對性 ---- 是指展品要符合展出的目的，方針，性質(zhì)和內(nèi)容。
    b) 代表性 ---- 是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點。
    c) 獨特性 ---- 是指展品要有自己的獨到之處，以便與其他同類產(chǎn)品相比，明顯有別。

    2) 展示方法：展品本身在大部分情況下，并不能說明其全部性能，顯示全部特征，需要通過借助其他材料或 設(shè)備等手段，來加以說明，強調(diào)及渲染。要考慮讓參觀者在現(xiàn)場積參與，并準備一些小包裝樣品免費派發(fā)。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。

    3) 展臺設(shè)計：從表面上看，展臺設(shè)計的任務(wù)應(yīng)著重美觀，其實，并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力。因此，還要注意以舷錄傅悖篴 ) 展臺設(shè)計要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)； b) 展臺設(shè)計是為了襯托展品，不可 喧賓奪主；c) 展臺設(shè)計需考慮參展商的公眾形象，不可過于標新立異； d) 展臺設(shè)計時，不要忽略展示，會談，咨詢和休息等基本功能。

    4) 人員配備：它是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮：a) 按展覽會 的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；b) 根據(jù)工作量的大小來決定人員數(shù)量；c) 注重人員的基本素質(zhì)； d) 加強專業(yè)知識的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解 , 如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點，靈活應(yīng)對。如果大眾消費品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨創(chuàng)性，則應(yīng)強調(diào)其在技術(shù)上的突破性。

    5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，便有時難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到，還要有意識地請客戶來。可采取直接登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳，派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面

    附表： 參觀者記憶統(tǒng)計因素
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    展品有吸引力 39%
    操作演示 25%
    展臺設(shè)計 14%
    展臺人員表現(xiàn) 10%
    散發(fā)資料 8%
    展出者的名氣 4%

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    以下是多年來國外參展所積累的專業(yè)經(jīng)驗，僅供各位參考：

    計劃時間表：
    （一）12 個月前
    1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；
    2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；
    3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得佳位置）；
    4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃

    （二）9個月前
    1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；
    2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準；
    3、選擇并準備參展產(chǎn)品；
    4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；
    5、制作展覽宣傳冊；

    （三）6 個月前
    1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
    2、確定旅行計劃；
    3、支付展覽場地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；
    4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；
    5、安排展覽期間翻譯員；
    6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

    （四）3 個月前
    1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；
    2、后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
    3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做后的決定；
    4、計劃訪客回應(yīng)處理程序；
    5、訓(xùn)練參展員工；
    6、排定展覽期間的約談；
    7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；
    8、購買外匯；

    （五）四天前
    1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；
    2、搭乘飛機至目的地；

    （六）三天前
    1、抵達，飯店登記；
    2、視查展覽廳及場地；
    3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
    4、指示運輸承包商將物品運送至?xí)觯?br />    5、連絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準備就緒；
    6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；
    7、訪問當?shù)仡櫩停?/p>

    （七）兩天前
    1、確定所有物品運送完成；
    2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；
    3、布置展位；
    4、將所有活動節(jié)目做后的決定；

    （八）一天前
    1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做的檢查；
    2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；
    3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前后簡報；

    （九）展覽期間
    1、盡早到會場；
    2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
    3、實地觀察后盡早預(yù)約明年場地；
    4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
    5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
    6、每日與員工進行簡報；
    7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應(yīng)；

    （十）展覽結(jié)束
    1、監(jiān)督攤位拆除；
    2、處理商機；
    3、寄出謝卡；